Отчёты ИП – наличие работников | портал предпринимателей

КАКИЕ ОТЧЁТЫ, В КАКОМ ПОРЯДКЕ И КОГДА ДОЛЖЕН СДАВАТЬ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ, ИМЕЮЩИЙ РАБОТНИКОВ, В ТОМ ЧИСЛЕ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ ПО ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫМ ДОГОВОРАМ.

Вообще следовать чётко трудовому законодательству довольно сложно, так как у юридических лиц такими вопросами ведают кадровые, юридические и финансовые службы. Что касается ИП, то содержать в своём штате таких работников, которым нужно платить заработную плату и соблюдать все предусмотренные законодательством права и гарантии, невыгодно.

В этой связи, как правило предприниматель сам занимается вопросами соблюдения Трудового кодекса и других законодательных актов, а штат состоит лишь из тех специалистов, которые могут принести прямую прибыль.

Виды отчётности индивидуального предпринимателя с работниками (исполнителями) услуг.

Сведения о среднесписочной численности работников за прошедший год.
Отчётность по форме 2-НДФЛ.
Отчётность по форме 6-НДФЛ.
Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4 – ФСС).
Расчёт по страховым взносам (КДН 115111).
Отчётность по форме СЗВ-СТАЖ.
Отчётность по форме СЗВ-М.

1. Сведения о среднесписочной численности работников за прошедший год.

Эта форма отчётности обязательна для всех работодателей, имеющих в штате работников по трудовым договорам.

Не являются исключением и индивидуальные предприниматели, которые обязаны сдавать этот отчёт в ИФНС.

Сведения подаются до 20 января года, следующего за отчётным.

В случае прекращения деятельности в качестве ИП, если предприниматель имел у себя наёмных работников, то он обязан сдать этот отчёт не позднее дня внесения в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи о прекращении деятельности.

ВНИМАНИЕ: Индивидуальный предприниматель, не имеющий наёмных работников, такую отчётность не сдаёт.

А вот, как выглядит эта форма отчётности.

Скачать: Сведения о среднесписочной численности работников

2. Отчётность по форме 2-НДФЛ.

Пожалуй эта отчётность одна из самых главных, потому что отражает доходы и удержания физического лица, не являющегося налоговым агентом.

Индивидуальные предприниматели до 01 апреля следующего года за отчётным подают этот отчёт на всех своих работников, заключивших трудовые договора, с дохода которых в обязательном порядке должен удерживаться НДФЛ.

ВНИМАНИЕ: Если предприниматель выплачивал физическим лицам какие-либо доходы, с которых не удерживал НДФЛ, то сведения по таким моментам обязаны подавать в инспекцию до 01 марта года, следующего за отчётным.

Очень большое заблуждение у предпринимателей, которые считают, что они не обязаны удерживать со своих сотрудников налоги, и сами сотрудники обязаны платить сами за себя НДФЛ.

Это глубочайшее заблуждение, которое может привести к самым неблагоприятным последствиям.

В соответствие с пунктом 1 статьи 24 Налогового кодекса РФ налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с настоящим Кодексом возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации.

Таким образом, при наличии официально оформленных трудовых отношениях обязанность по всем пунктам, как налогового агента лежит на ИП.

Штраф за несдачу сведений по форме 2-НДФЛ составляет 200 рублей за каждый несданный документ.

Допустим у Вас в штате 20 человек, и Вы не сдали на них отчётность, то штраф составит: 200 Х 20= 4000 рублей.

Вот, как выглядит справка по форме 2-НДФЛ по состоянию на 01 октября 2017 года:

Скачать: Справка 2-НДФЛ

3. Отчётность по форме 6-НДФЛ.

Это ещё один вид отчётности как индивидуального предпринимателя, так и юридического лица, имеющего статус работодателя.

Данная форма существует исключительно для того, чтобы работодатель мог отчитаться за доходы, полученные нанятыми физическими лицами, осуществляющими трудовую деятельность как в рамках трудового, так и гражданского законодательства.

Обращаем внимание, что данный вид отчётности применяется с 2017 года в рамках нового проекта, и работает одновременно с отчётностью по форме 2-НДФЛ, о чём нельзя забывать индивидуальным предпринимателям, использующим наёмный труд.

Данный вид отчётности индивидуальный предприниматель должен сдавать ежеквартально.

Срок сдачи – не позднее последнего рабочего числа месяца, следующего за последним месяцем отчётного периода.

Скачать: Расчёт по форме 6-НДФЛ

4. Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4 – ФСС).

Этот вид отчётности индивидуальный предприниматель с работниками должен сдавать в Фонд социального страхования по ежеквартальной схеме.

Данный расчёт подаётся до 20 числа месяца, следующего за последним месяцем расчётного периода, если подаётся на бумажном носителе.

Если происходит электронная сдача с использованием ЭЦП, то срок сдачи немного другой – до 25 числа месяца, следующего за последним месяцем отчётного периода.

Форма 4-ФСС представляет собой расчёт по страховым взносам, которые были начислены и уплачены работодателем в Фонд социального страхования за своих работников.

Начиная с 1 квартала 2017 года введена новая форма отчетности в связи с тем, что с 2017 года часть страховых взносов, направляемых в Фонд социального страхования стали переводить в Налоговую службу. Речь идёт о взносах на временную нетрудоспособность и в связи с материнством.

Вот как выглядит новая форма, которую необходимо заполнять и отправлять в Фонд по оставшимся страховым взносам.

Скачать: Расчёт взносов – форма 4-ФСС_новая

5. Расчёт по страховым взносам (КДН 115111).

Ещё в недавнем прошлом, до 2017 года существовала отчётность под названием РСВ-1. Она сдавалась в Пенсионный фонд Российской Федерации и наименовалась как ” Расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам.

С изменением законодательства, с 01 января 2017 года администрированием практически всех взносов, за исключением обязательного медицинского страхования неработающих лиц, занимается Федеральная налоговая служба.

Теперь это называется единый социальный страховой сбор, и любой работодатель, в том числе ИП, обязаны исчислять и уплачивать эти платежи, ну и конечно же отчитываться перед ФНС о правильности расчёта и уплаты в бюджет через налоговую службу.

Установлены следующие сроки сдачи отчётности по расчёту страховых взносов:

первый квартал (сдаётся в апреле);
первое полугодие (сдаётся в июле);
девять месяцев отчётного года (сдаётся в октябре);
годовая (сдаётся в январе следующего года за отчётным.

С учётом изменений законодательства и перераспределение администрирования, расчёт по страховым взносам выглядит так:

Скачать: Расчёт страховых взносов (РСВ)

6. Отчётность по форме СЗВ-СТАЖ.

Это относительно новый вид отчётности, который работодатели подают, начиная с 2017 года. Такое же правило установлено и для индивидуальных предпринимателей, имеющих работников.

Форма установлена Постановлением Правления ПФР № 3П от 11 января 2017 года.

В данном документе отражается период работы сотрудников, а так же факт начисления и уплаты взносов на обязательное пенсионное страхование.

Обратите внимание: такая форма подаётся не только на работников, заключивших трудовые договора, а так же на физических лиц, взаимодействующих с индивидуальным предпринимателем в рамках договора гражданско-правового характера.

Индивидуальные предприниматели, не имеющие у себя наёмных работников и лиц, оказывающих услуги в рамках гражданско-правовых отношений, освобождаются от сдачи отчётности СЗВ-СТАЖ.

Отчётность сдаётся в территориальное подразделение ПФР по месту регистрации индивидуального предпринимателя.

ВАЖНО: отсутствие выплат работникам или лицам, действующим в рамках ГПО не освобождает ИП сдавать отчётность.

Имейте ввиду, что с 2017 года работодатели, в том числе ИП, обязаны выдавать на руки копию сведений о стаже, содержащихся в отчётности:

в течение 5-ти рабочих дней с момента подачи заявления работником;
в день увольнения работника;
в день прекращения договора гражданско-правового характера.

Отчётные документы:

szv-stazh.xlsx

[attachment=185:Форма СЗВ-СТАЖ в PDF]

[attachment=181:Форма ОДВ-1]

[attachment=184:Форма СЗВ-КОРР]

[attachment=183:Форма СЗВ-ИСХ]

7. Отчётность по форме СЗВ-М.

Данная отчётность обязательна для сдачи всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей, а так же заказчиками услуг физических лиц в рамках гражданско-правовых договоров.

Сведения о застрахованных лицах подаются работодателями или заказчиками услуг ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчётным.

Как утверждают в Пенсионном фонде Российской Федерации, она необходима для того, чтобы иметь представление об официальной занятости гражданина, в том числе для того, чтобы работающим пенсионерам, прекратившим свою трудовую деятельность, сделать возврат индексации к пенсии в рамках действующих ограничений на индексирование пенсии.

В форме СЗВ-М ежемесячно отражаются следующие сведения:

о вновь заключённых трудовых договорах с работниками;
о заключённых гражданско-правовых договорах на выполнение услуг гражданами – физическими лицами;
о продолжающих действовать трудовых договорах на отчётный месяц;
о продолжающих действовать гражданско-правовых договорах, пока заказчик услуг не принял и не оплатил работу;
о расторгнутых и прекращённых в отчётном месяце трудовых договорах;
о расторгнутых гражданско-правовых договорах.

Таким образом Пенсионный фонд РФ имеет сведения о гражданах, не включающие размер уплаченных страховых взносов. Это уже другая отчётность, о которой мы писали выше.

Перед тем, как представить бланк формы отчёта несколько слов о том, как это действует, чтобы у вас не осталось вопросов, на кого это заполнять.

Допустим, на конец декабря 2017 года у Вас, как индивидуального предпринимателя, имеет место такая ситуация:

принято на работу с заключением трудового договора – 8 человек;
заключено гражданско-правовых договоров с физическими лицами – 15;
продолжают у вас работать на условиях трудового договора – 37 человек;
продолжают оказывать Вам услуги, обусловленные гражданско-правовым договором – 7 человек;
расторгнуто трудовых договоров, в том числе 01 декабря 2017 года – 4;
прекращено трудовых договоров по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон – 2;
расторгнуто гражданско-правовых договоров, в том числе 01 декабря – 9.

В форме СЗВ-М за декабрь 2017 года, которую необходимо сдать в Пенсионный фонд РФ до 15 января 2018 года Вы указываете следующие сведения, содержащие фамилию, имя, отчество, СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) работника или исполнителя обязательно, ИНН (при наличии) в следующем порядке:

приятых по трудовому договору, продолжающих работать, расторгнувших и прекративших трудовой договор – 8+37+4+2= 51 человек;
заключивших гражданско-правовые договора, продолжающие действовать в рамках ГПД и расторгнувших ГПД – 15+7+9= 31 человек.

Таким образом в Вашей форме СЗВ-М за декабрь 2017 года должны содержаться сведения о 82 гражданах (физических лиц).

А теперь рассмотрим, какую информацию вписать в форму СЗВ-М, которую индивидуальный предприниматель должен будет подать за отчётный январь 2018 года до 15 февраля 2018 года.

Для того, чтобы Вы поняли логику подготовки отчёта, в качестве основных условий установим, что никаких движений по персоналу и исполнителям услуг в январе 2018 года не было.

Напомним, до 15 января 2018 года Вы должны будете подать сведения на 82 человека. Откуда взялась эта цифра, смотрите выше рассматриваемый пример.

Что же тогда указывать в новом отчёте?

Исходя из нашего примера декабря 2017 года и отсутствия какого-либо движения, получаем следующую картину:

принято на работу с заключением трудового договора – 0 человек;
заключено гражданско-правовых договоров с физическими лицами – 0;
продолжают у вас работать на условиях трудового договора – 37 человек;
продолжают оказывать Вам услуги, обусловленные гражданско-правовым договором – 7 человек;
расторгнуто трудовых договоров, в том числе 01 декабря 2017 года – 0;
прекращено трудовых договоров по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон – 0;
расторгнуто гражданско-правовых договоров, в том числе 01 декабря – 0.

В форме СЗВ-М за январь 2018 года, которую необходимо сдать в Пенсионный фонд РФ до 15 февраля 2018 года Вы указываете следующие сведения, содержащие фамилию, имя, отчество, СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) работника или исполнителя обязательно, ИНН (при наличии) в следующем порядке:

приятых по трудовому договору, продолжающих работать, расторгнувших и прекративших трудовой договор – 37 человек;
заключивших гражданско-правовые договора, продолжающие действовать в рамках ГПД и расторгнувших ГПД – 7 человек.

Таким образом в Вашей форме СЗВ-М за январь 2018 года должны содержаться сведения о 44 гражданах (физических лиц).

Наверное Вам уже стал понятным смысл оформления отчётности СЗВ-М.

В каждом последующем месяце Вы должны подавать сведения о принятых сотрудниках, продолжающих работать, уволенных, заключивших и расторгнувших ГПД.

Из этого и складывается отчётность о застрахованных лицах.

Например, у Вас по трудовому договору работал сотрудник, являющийся пенсионером.

В соответствие с Федеральным законом 385-ФЗ в редакции от 22.11.2016) “О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов Российской Федерации, внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и особенностях увеличения страховой пенсии, фиксированной выплаты к страховой пенсии и социальных пенсий” пока он у Вас работает, его пенсия “индексируется”, но не выплачивается с учётом индексации.

Он увольняется 20 декабря 2017 года. Когда же он станет получать пенсию с учётом индексации?

В случае увольнения до 01.01.2018 года только через три месяца после увольнения, с 01 января 2018 года на следующий месяц после увольнения.

Ваши действия, как работодателя будут следующие:

в отчётности за декабрь 2017 года, подаваемом в ПФР до 15.01.2018 года Вы его указываете в отчётности, так как он в отчётном месяце состоял с Вами в трудовых отношениях;
в отчётности за январь и последующие месяцы 2018 года Вы его уже не указываете.

Соответственно после сдачи 2-го отчёта СЗВ-М, где второй раз этот сотрудник не будет указан, Пенсионным фондом РФ принимается решение о выплате пенсии с учётом индексакции.

В случае, если работодатель не сдаёт отчётность по форме СЗВ-М, но при этом в его штате есть сотрудники, являющиеся пенсионерами по старости, то даже без этих отчётов Пенсионный фонд “вернёт” индексацию через 3 месяца.

Отчётный документ – форма СЗВ-М:

[attachment=187:Форма СЗВ-М в WORD]

[attachment=188:Форма СЗВ-М в PDF]

Как видно из этого материала, отчётности за работников хватает. И самое важное не опаздывать её сдавать, чтобы не страдали Вы, как ответственное лицо, а так же не страдали люди, которые зависят от Вас, как от работодателя.