Случаи применения товарных чеков.
Оплата товаров предпринимателям может осуществляться как безналичным переводом на расчетный счет в коммерческом банке, так и наличными денежными средствами. В первом случае подтверждением оплаты являются банковские документы (платежные поручения), а факт передачи товара, как правило, подтверждает заполненные договор купли-продажи актом приема-передачи и накладные, где перечисляются ассортимент, количество и условия передачи реализуемого товара.
В случае передачи ИП наличных денежных средств существует другой порядок подтверждения факта совершенной сделки. Есть два варианта:
- С кассовым чеком;
- Без кассового чека (в случае, если ИП не использует в своей деятельности кассовый аппарат).
Если оплата приобретаемого за наличный расчет товара подтверждается кассовым чеком, то товарный чек может быть, по требованию приобретателя, приложен к нему в качестве сопроводительного документа. В нем, как правило, расписаны все приобретенные товары или услуги, их количество и стоимость. Идет расшифровка данных, указанных в кассовом чеке. Некоторые представители малого бизнеса ставят под сомнение целесообразность оформления товарного чека при наличии кассового. Однако, согласно статье 252 НК РФ к расходной части при бухгалтерском учете, можно отнести только подтвержденные первичными документами и подтвержденные затраты. Первичными документами, принимаемыми к зачету, согласно ФЗ № 129, являются документы содержащие:
- Дату выдачи документа;
- Название документа;
- Суть произведенной операции;
- Должность ответственного лица и его роспись. И пр.
Товарный чек содержит все необходимые реквизиты соответствующие этим требованиям, поэтому, для подтверждения затрат, он нужен также как и чек кассовый, который подтверждает факт оплаты. Кроме обоснования и подтверждения произошедших расходов, товарный чек может пригодиться при разрешении спорных вопросов в ходе проведения проверки органами ФНС вашего бизнеса.
Второй вариант применения товарных чеков обусловлен тем, что согласно ФЗ № 54 от 22.05.03 г. «О применении контрольно-кассовой техники», некоторые частные предприниматели освобождены от обязательного использования контрольно-кассовой аппаратуры. В частности это касается ИП, использующих в своей деятельности налогообложение в виде ЕНВД. Такие субъекты имеют право оформлять товарный чек, по требованию покупателя, без выдачи кассового чека. Но в этом варианте работы с товарными чеками есть определенная специфика.
Специфика применения товарных чеков без выдачи кассовых.
Все нюансы работы с товарными чеками при отсутствии кассовых аппаратов обусловлены определенными положениями и требованиями фискальных органов:
– Так как, товарный чек не относится к категории бухгалтерских документов строгой отчетности и не определен как обязательный к выдаче, не существует строго определенной формы товарного чека, или узаконенного каким-либо государственным классификатором бланка товарного чека для ИП. Тем не менее, образец применимого в деятельности ИП товарного чека можно найти в интернете на профильных сайтах. Кроме того этот документ указывается и обозначен в некоторых нормативных документах, например:
- ФЗ «О защите прав потребителей»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- В некоторых письмах Министерства Финансов РФ.
- Других законах и нормативных актов.
– Несмотря на то, что единый узаконенный образец бланка этого документа отсутствует, согласно законодательству, в нем должны присутствовать следующие пункты:
- Название документа;
- Его порядковый номер;
- Дату его составления;
- Наименование предприятия или ФИО предпринимателя;
- ИНН предприятия или ИП;
- Количество единиц проданного товара или количество оказанных услуг;
- Наименование каждого проданного товара или каждой услуги;
- Стоимость каждой единицы;
- Общая сумма платежа;
- Роспись ответственного лица с расшифровкой и указанием должности.
Исходя из вышеизложенного, каждый предприниматель имеет право разработать индивидуальный образец бланка товарного чека, следуя всем предъявляемым к нему требованиям, и применять его в своей работе.
– При правильной организации бухгалтерского учета, соответствующим всем требованиям контролирующих и фискальных органов, следует предъявлять особые требования к тщательности заполнения всех реквизитов товарного чека. В случае если после внесения в чек всех товаров или услуг, в нем остаются незаполненные графы, их следует перечеркнуть для пресечения возможного внесения туда дополнительных наименований. Если вы пользуетесь автоматизированной системой учета продаж и заполнения необходимых бланков, то такой вариант исключается.
Необходимый срок хранения товарных чеков.
В случае если товарный чек прилагается к авансовому отчету и служит для подтверждения произведенных затрат, он приравнивается по значимости к первичным документам. Это значит, что срок хранения этого документа продавцом должен быть не меньше 5 лет.
Покупателю, физическому лицу, хранить этот подтверждающий документ рационально только до окончания гарантийного срока приобретенного товара.
Так как товарный чек выписывается в единственном экземпляре, его оригинал должен быть отдан приобретателю товара или услуги. Себе индивидуальный предприниматель должен оставить копию этого документа.
В качестве резюме можно отметить, что, несмотря на всю простоту в заполнении и использовании, товарный чек является достаточно важным элементом бухгалтерского учета расходов.