Почему лучше использовать стандартные документы?
Кому доводилось делать рутинные операции с бумажными документами, знают как легко при заполнении форм документов ошибиться при вписывании данных. На память приходят почтовые конверты с ячейками для цифр индекса – чтобы правильно вписать индекс почтового отделения, необходимо просто в нужных ячейках вычертить цифры.
Подобный подход к формированию стандартных шаблонов документов позволит ускорить ручной ввод информации и избежать ошибок, порожденных невнимательностью. Конечно аккуратность и достоверность такой метод не гарантирует, но то, что он сильно облегчает жизнь как заполняющему форму так и читающему ее – это точно.
Введением в бланки заявлений полей-ячеек, которые заполняются проставлением птички-галочки, достигается значительное ускорение заполнения стандартного бланка документа. 80% людей с облегчением выдохнут и выберут из готовых вариантов ответа, чем будут вспоминать или выдумывать свои. Конечно такие методы портят творческой деятельности, но если присмотреться повнимательнее, можно и там найти достойное применение.
Несмотря на повсеместную компьютеризацию и автоматизацию, вышеописанный подход очень хорошо зарекомендовал себя на тех участках, где проводится массовое обслуживание и прием заказов у неопределенного круга клиентов-заказчиков.
Ничто не сравнится с договором, в котором наряду с текстом договора впечатаны наименования лиц, их реквизиты, особые условия; но если таких лиц в день будет 100-200, то производительность и скорость взаимодействия с ними скорее всего будет на уровне, как если бы их было 10.
Таким образом, при большом количестве клиентов преимущества стандартных форм документов очевидны.