Офис как ключевое звено в управлении бизнесом.
На начальном этапе организации своего бизнеса, каждый предприниматель должен задуматься о необходимости аренды (реже – приобретения) помещения под организацию офиса. Если ваш бизнес изначально не задумывался для ведения исключительно в пределах сети интернет, то правильность такого решения очевидна, так как именно офис является центром по управлению и организации бизнеса. Не зависимо от формы регистрации бизнеса, как ИП, или как ООО, офис внесет свою положительную частицу в элемент образования эффективной структуры вашего дела. Кроме того, в случае с ООО, адрес арендуемого или приобретенного офисного помещения, может служить юридическим адресом организации, который должен фигурировать во всех официальных документах компании. С помощью офисного помещения можно решить следующие задачи:
- Первоначальный набор основного персонала. Этим обычно занимается либо основной учредитель бизнеса (индивидуальный предприниматель), либо профессиональный кадровик. Офис, в данном случае, является основным местом для рассмотрения документов соискателей (резюме и пр.), а также местом для проведения с ними собеседований.
- Оборудованный стационарными телефонными линиями, хорошим интернетом, офис, уже в начальный период деятельности вашего бизнеса, сможет обеспечить полноценными рабочими местами, принятый на работу персонал.
- С первых же дней работы, каждый бизнес, как правило, начинает «обрастать» различными канцелярскими бумагами. Это и бухгалтерские бумаги и складские, и различные бумаги управляющего аппарата (приказы и пр.). Центральный офис является местом сосредоточения всей этой бумажной массы, которая, по закону, должна храниться после ее появления не один год.
- Как правило, в каждой рекламной кампании любого бизнеса, указывается местонахождение не только торговых точек, но и центрального офиса.
Не зависимо от основной направленности вашего бизнеса, торговля или оказание каких-либо услуг, наличие полноценного офиса может значительно упорядочить управление им, а, следовательно, и повысить его эффективность. Немаловажную роль в этом может сыграть месторасположение офисного помещения.
Основные аспекты выбора офисного помещения.
В зависимости от того, какое дело вы ведете как предприниматель, месторасположение офиса лучше выбирать либо в центре города, либо рядом со складом, либо в одном помещении с местом, где вы оказываете свои услуги. Например, если вы ведете оптовую торговлю, то очень удобно, и вам и вашим клиентам, если офис находится на одной территории со складом. Так получится наиболее оперативно оформлять все необходимые документы при совершении продаж.
Критерии подбора офисного помещения:
- Удобное месторасположение. Если данный критерий не подчинен каким-либо производственным необходимостям, то самым удобным расположением офиса является место в городе в непосредственной близости от остановок общественного транспорта и с местами для парковки автомобилей. Таким критериям, в крупных городах, чаще всего соответствуют здания, специально построенные для сдачи под офисы.
- В непосредственной близости или внутри здания, в котором расположен офис, должны находиться столовые, кафе и прочие места, где ваши сотрудники могли-бы питаться.
- Достойное внутреннее состояние офисных помещений. К этому пункту нужно отнести: хороший ремонт помещений, оборудование телефонными линиями и интернетом (можно организовать мини АТС), наличие необходимого внутреннего освещения и электрических розеток, а также исправное состояние окон и дверей.
- Цена и условия аренды помещения под офис. Это особенно важно для начинающих предпринимателей.
- Площадь арендуемого офиса. Этот критерий необходимо рассчитывать исходя из общего количества офисных работников. Для обеспечения комфортной работы, на каждого сотрудника должно приходиться не менее 6 кв. метров рабочей площади офиса.
- Режим работы офисных помещений. Идеально, если доступ к вашему офису будет круглосуточным и без выходных.
- Наличие охраны офисного здания и территории расположения мест парковки.
Важный момент при выборе офиса: осмотр перспективного помещения лучше всего производить в час пик. Это позволит на практике оценить загруженность автопарковки и время, которое понадобиться сотрудникам на дорогу из дома на работу и обратно.
Классификация офисных помещений.
У офисных помещений, как и у практически всех остальных коммерческих услуг, существует разделение на категории. В зависимости от них, вы сможете подобрать себе бюджетный вариант офисного помещения или офис представительского класса. Приведем их основные категории с краткой характеристикой:
- Категория «А». Это самые дорогие, престижные, богатые и самые оборудованные офисы, расположенные в самом центре деловой части города. Это настоящий бизнес-класс. Ими, как правило, владеют крупные успешные коммерческие компании. Их также арендуют определенные слои бизнеса для проведения важных конференций и совещаний.
- Категория «В». Эти офисы несколько уступают высшей категории по качеству отделки помещений, их оснащенности менее престижному месторасположению. Цена их аренда, соответственно, также ниже.
- Категория «С». Эти офисы располагаются в удаленных от центра частях города. Обычно они очень плохо оборудованы и имеют плохую отделку помещений. Ценовой пласт – ближе к бюджетному.
- Категория «D». Это офисы в зданиях старых НИИ или школах. Они никак не приспособлены для ведения дел. Но, зато, они имеют самую низкую цену аренды.
Здравствуйте! Случайно наткнулся на эту статью по поводу офиса для ИП, но так до конца и не понял, зачем мне тратить деньги для аренды какого-то офиса, когда я спокойно могу обойтись без него. Какие сможете привести неоспоримые аргументы для меня, чтобы я принял решение арендовать офис?
Уважаемый Артемий, здравствуйте! Просим извинить за долгое отсутствие ответа.
Все в первую очередь зависит от того, чем Вы занимаетесь.
Если Ваша деятельность связана с чем-то, что не предусматривает наличие офиса, то конечно же нет смысла иметь свой офис.
Но бывают ситуации, где Вы, например, занимаетесь разработкой программного обеспечения, у Вас есть клиенты, которые должны куда-то приходить со своими заказами, где все нужно обсудить и т.п.
Не уверен, что хорошей идеей будет принимать клиентов в своей квартире, особенно если Вы в ней живёте не один.
Совершенно понятно, что перед принятием решения арендовать офис, Вы должны для себя самого решить, насколько это будет целесообразно.
Тем ни менее, если Ваш бизнес серьёзный, и Вам необходимо поддерживать благоприятный статус бизнес-партнёра, то наличие офиса только подчеркнёт Ваш статус, в том числе добавит очков в Ваш адрес в плане надёжности и делового подхода.
Если Вы, задавая свой вопрос, думали, что мы сейчас будем активно агитировать Вас арендовать офис – ошибаетесь.
Данная статья была написала лишь с целью донести все плюсы и минусы наличия офиса.
Но как показывает практика – в зависимости от направления бизнеса индивидуальные предприниматели довольно часто идут на аренду офиса по причине удобства и более высокого статуса.
Но Вы, уважаемый Артемий, сами подумайте, насколько Вам нужно.
Впрочем, если будет желание – сможете написать нам про Ваш бизнес, и мы точно подберём для Вас аргументы либо в пользу офиса, либо в том, что нет резона нести дополнительные траты.